3 manières de communiquer des données efficacement

Les données et les chiffres peuvent être importants pour une présentation d’entreprise - mais ils peuvent paraître repoussants si vous ne leur donnez pas vie de manière intéressante.

Je vois souvent des chefs d’entreprise lutter pour communiquer efficacement des données. Lorsque je leur demande s’ils pensent qu’ils le font correctement, ils répondent généralement oui. Mais c’est rarement le cas.

Trop de présentateurs partent du principe que leurs données sont intrinsèquement significatives.

« Voici les données : prenez-les, utilisez-les, comprenez-les, retenez-les ». C’est ainsi que nous communiquons souvent les données. 

Malheureusement, ça ne fonctionne pas comme ça. 

En tant que présentateurs, il est de notre responsabilité de communiquer les données de façon à ce qu’elles aient un sens pour l’auditoire. 

Pour ce faire, il faut raconter l’histoire qui se cache derrière elles.

L’auteur à succès Dan Heath a dit : « Les données ne sont que des résumés de milliers d’histoires - racontez quelques-unes de ces histoires pour aider à rendre les données significatives. »

Ce qu’il veut dire, c’est qu’il y a une différence entre les données et l’intuition. Les données seules ne sont pas significatives si nous ne les transformons pas en idées. 

Si nous parvenons à transformer les données en idées, elles peuvent devenir un outil puissant pour inciter l’auditoire à agir, ce qui est l’objectif fondamental de la plupart des présentations d’entreprise.

Mettre les données en perspective

Nancy Duarte, PDG de Duarte, Inc. explique qu’il existe trois façons de mettre les données en perspective.

Dans son livre « DataStory : Explain Data and Inspire Action Through Story », elle donne ces trois conseils :

1. Relier les données à une taille pertinente 
2. Relier les données à un temps pertinent
3. Relier les données à des éléments pertinents

Vous rendez les données « racontables » en les mettant en perspective et en les rendant familières à votre auditoire. Mettons cela en pratique. 

Reliez les données à la taille

La taille signifie la longueur, la largeur, la hauteur, l’épaisseur ou la distance. 

L’un de nos clients souhaitait communiquer sur la manière dont son logiciel avait évité à ses clients de parcourir 250 000 miles. Son application permettait aux collaborateurs d’effectuer certaines tâches à distance au lieu de devoir se rendre dans des lieux spécifiques.

Ils ont souhaité aider l’auditoire à visualiser l’ampleur de cette distance. Ils ont dit que cela revenait à parcourir plus de 400 fois la longueur de la Grande-Bretagne (soit environ 600 miles). 

C’était une façon convaincante de faire vivre les 250 000 miles d’une manière réaliste. Tous les Britanniques peuvent comprendre ce que cela représente de conduire 400 fois entre Lands End et John o’Groats.

N’oubliez pas : il est toujours question de l’auditoire. J’avais d’ailleurs déjà partagé dans un précédent article la façon de faire une présentation en fonction de son auditoire.

Relier les données au temps

Le temps est un excellent moyen de mettre les données en perspective, surtout lorsqu’il s’agit d’expliquer la valeur de l’argent.

Une autre de nos clients voulait faire savoir qu’il avait vendu 100 000 unités de son produit au cours des trois dernières années. Elle tenait à démontrer que son produit faisait l’objet d’une forte demande. Elle a donc ramené ce chiffre à 100 produits vendus par jour (environ). Là encore, c’est beaucoup plus parlant.

Reliez les données à des éléments pertinents

Vous pouvez également mettre les données en perspective en les reliant à des choses familières pour l’auditoire.

Il y a quelque temps, je suis tombé sur une vidéo de National Geographic sur la baleine bleue. La vidéo expliquait que la baleine bleue est le plus grand animal vivant ayant jamais existé. Les plus grandes baleines bleues peuvent mesurer plus de 30 mètres de long. 

Pour aider les gens à visualiser ces 30 mètres, ils ont dit que c’était la même longueur que trois bus scolaires. C’est une façon parfaite de rendre l’idée accessible.

Imaginez trois bus scolaires mis ensemble. La baleine bleue est aussi grande que ça !

Les avantages commerciaux de la vulgarisation des données 

Ollie et Jack Farrer, les cofondateurs de l’agence de médias Farrer, nous ont demandé de les aider à communiquer leurs données et leurs informations de manière plus attrayante.

Ils voulaient améliorer leur capacité à organiser des réunions, à faire des présentations et à présenter des propositions qui contiennent beaucoup de données.

Ollie et Jack souhaitaient que leur équipe améliore ses propositions afin de se démarquer, de gagner de plus gros clients et d’avoir plus d’assurance pour communiquer leurs idées.

L’équipe de Farrer a participé à l’un de nos ateliers et l’un des objectifs de la session était de rendre leurs données plus accessibles.

Nous avons travaillé avec eux pour faire en sorte que la session soit spécifique aux défis auxquels ils sont confrontés en tant qu’agence de médias payants. Farrer a des besoins spécifiques qui vont au-delà des présentations. Mais ils ont pu appliquer les mêmes techniques à leurs autres domaines d’activité, comme les réunions, les présentations et les propositions.

Ollie et Jack nous ont dit plus tard qu’ils avaient adoré l’atelier et que toute leur équipe en avait été stimulée. Ils ont dit qu’il y avait eu de nombreuses révélations au sein de leur équipe et qu’ils étaient maintenant impatients de présenter des idées et des propositions. 

Conseils sur l’utilisation des données dans une présentation

Pour votre prochaine présentation : chaque fois que vous voulez communiquer des données, demandez-vous comment les mettre en perspective. 

Comment pouvez-vous extraire du sens à partir de vos données ? Comment pouvez-vous les communiquer de manière à ce qu’elles aient un sens pour votre auditoire ?

Une bonne technique consiste à compléter la phrase suivante : [Votre chiffre] est équivalent à _________________________.

Par exemple, comme nous l’avons vu plus haut :

• 250 000 miles équivaut à parcourir plus de 400 fois la longueur de la Grande-Bretagne. 
• 100 000 produits vendus en trois ans, c’est l’équivalent de 100 produits par jour. 
• 30 mètres équivalent à trois bus scolaires.

Si vous pouvez établir ces comparaisons pertinentes, vous pouvez libérer le pouvoir des données et ainsi présenter à votre auditoire quelque chose qu’il ne savait pas auparavant, qu’il ne voyait pas auparavant, qu’il ne comprenait pas auparavant.

C’est ainsi que les données peuvent inciter à l’action.

Résumé

Les données et les chiffres jouent généralement un rôle important dans toute présentation commerciale. Nous nous retrouvons souvent à devoir communiquer des objectifs financiers ou des objectifs de vente.

Le problème est que les données en elles-mêmes peuvent être ennuyeuses et difficiles à comprendre.

De nombreux présentateurs ne parviennent pas à communiquer les données de manière à les rendre intéressantes.

La façon de rendre les données vivantes et attachantes. 

Il est bon de mettre les données en perspective en les reliant à la taille, au temps ou à des choses que l’auditoire comprend.

Si vous apprenez à bien présenter les données, vos présentations commerciales seront plus efficaces et vous en récolterez les fruits.

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