6 étapes pour créer une trame (storyline) claire pour votre présentation

par Andrea Pacini

Les meilleurs films, émissions de télévision et romans sont ceux dont l’intrigue est la meilleure. Il en va de même pour les présentations. Une narration puissante peut vous aider à donner vie à votre présentation et à la rendre mémorable et réussie. 

Cependant, la plupart des chefs d’entreprise, des dirigeants et des professionnels ne prêtent pas suffisamment attention à la manière dont ils structurent leurs présentations. Ils ne parviennent pas à développer une trame narrative claire.

J’ai rencontré de nombreux présentateurs qui improvisent leur présentation autour de quelques diapositives. Leur trame ressemble plutôt à une séquence de diapositives prévisibles que nous avons tous déjà vus un million de fois. Il y a une diapositive de titre, une diapositive d’ordre du jour, puis une série d’autres diapositives.

Lorsque les diapositives ne suivent aucune structure, il est peu probable que l’auditoire soit pleinement engagé. Lorsque les participants quittent la réunion, ils ne comprennent pas ce qui a été dit, ils ne s’en souviennent pas et n’agissent pas. Les messages clés ne sont pas clairs.

Les avantages d’une trame claire

Si votre présentation suit une structure claire, votre auditoire pourra suivre plus facilement ce que vous dites, et il comprendra et retiendra vos messages clés. Il est plus probable qu’il prenne des mesures à partir de ce que vous avez dit.

Un autre avantage d’avoir une structure claire est que vous, en tant que présentateur, aurez beaucoup plus de facilité à vous souvenir de vos messages clés également. Même si vous vous égarez au milieu d’une présentation et que vous avez un trou de mémoire, il vous sera plus facile de vous souvenir de la section suivante et de vous remettre sur les rails.

L’objectif d’une bonne présentation est d’emmener votre auditoire dans un voyage de A à B. 

Vous voulez le faire passer de l’ignorance à la compréhension, de l’incrédulité à la croyance, de l’absence de sentiments aux sentiments. Ce voyage le persuadera, nous l’espérons, de faire ce que vous voulez qu’il fasse.

Créer une intrigue pour une présentation, c’est comme préparer un gâteau. L’ordre dans lequel vous utilisez les ingrédients fait une grande différence. 

Pour faire un Tiramisu (un vrai Tiramisu italien traditionnel), il faut d’abord battre les blancs d’œufs en neige et les mettre de côté. Vous mélangez les jaunes d’œufs, le mascarpone et le sucre dans un autre bol. Ce n’est qu’une fois que cet autre mélange est prêt que vous incorporez délicatement les blancs d’œufs en neige. Si vous essayez d’incorporer les blancs d’oeufs trop tôt, cela ne fonctionnera pas.

De la même manière, la structure d’une présentation et la façon dont vous la mettez en place font une grande différence.

Selon Matt Abrahams, maître de conférences en comportement organisationnel à la Graduate School of Business de l’université de Stanford, « les gens retiennent les informations structurées avec en moyenne 40% de fiabilité et de précision de plus que les informations présentées de manière plus libre. »

Quel est la meilleure trame ?

En fonction des besoins de votre auditoire et de ce que vous essayez d’atteindre, il existe différentes trames qui fonctionnent mieux que d’autres.

Cependant, il existe une structure qui fonctionne tout le temps. Il s’agit d’une structure en six étapes que vous pouvez appliquer à tout type de présentation, quel que soit le contexte, l’auditoire ou ses besoins.

Voici une structure de présentation claire :

Examinons cette structure plus en détail et décortiquons-la.

1/ Ouverture 

C’est l’introduction de votre présentation. Notez que je dis l’introduction, pas « votre » introduction. La plupart des présentateurs font l’erreur de se présenter au début de leur présentation.

Si vous commencez par vous présenter, vous n’arriverez jamais à capter l’attention de l’auditoire. Personne ne s’intéresse vraiment à vous (ou à moi). Ils ne s’intéressent qu’à eux-mêmes.  

La meilleure façon de commencer est de parler de l’auditoire et de l’impliquer. Vous devez leur dire pourquoi ils doivent s’intéresser à votre présentation. Quel est l’intérêt pour eux ? Pourquoi devraient-ils vous écouter ?

Maintenant que vous avez capté l’attention de votre auditoire et que vous l’avez valorisé, vous pouvez vous présenter.

2/ Corps principal - Trois messages clés 

Le corps principal de votre présentation doit contenir vos trois messages clés et des références pertinentes. C’est là que, en plus de partager des informations, des faits et des chiffres, vous devez inclure des histoires, des exemples et des analogies.

Ce sont ces anecdotes personnelles qui rendront vos présentations plus originales et plus agréables.

L’utilisation de la règle de trois pour faire passer vos idées est incroyablement puissante. Retrouvez plus bas un exemple avec l’un de nos clients.

3/ Récapitulatif  

Vous avez délivré vos trois messages clés dans le corps principal de la présentation. Résumez maintenant brièvement le point essentiel à retenir.

Ne vous inquiétez pas du fait que vous répétez ce que vous leur avez déjà dit. La répétition est une bonne chose en communication.

Si vous avez un message important à faire passer et que vous le dites une fois à votre auditoire, il l’oubliera. Si vous le lui répétez deux ou trois fois au cours d’une présentation, il le retiendra.

L’important est de reformuler la présentation et d’utiliser des mots et des phrases différents. Ce serait ennuyeux si votre récapitulatif était une répétition identique des mêmes phrases. Si vous délivrez le même message de différentes manières, c’est une bonne répétition.

Le but de la récapitulation est de se concentrer sur la seule chose que vous voulez que votre auditoire retienne de votre présentation. 

Faites en sorte que votre récapitulatif soit aussi bref que possible. Lorsque vous résumez votre présentation, si cela prend plus d’une respiration, réduisez-le.

4/ Les prochaines étapes 

La plupart des présentateurs ne disent pas clairement à l’auditoire ce qu’ils veulent qu’il fasse après la présentation - ou ne sont pas assez précis sur les actions.

N’oubliez pas : une présentation n’est pas un exercice de lecture des pensées. Vous ne pouvez pas attendre de votre auditoire qu’il sache ce que vous voulez qu’il fasse. Vous devez l’expliquer clairement et lui dire quelle action il doit entreprendre.

Voulez-vous qu’il exprime son intérêt pour un premier échange ? Dites-le-lui.

Voulez-vous qu’il commence à collaborer avec vous ? Dites-le lui.

Voulez-vous qu’il accepte d’avoir une conversation plus approfondie avec votre équipe technique ? Dites-le lui. 

5/ Questions et réponses

Une autre erreur courante des présentateurs est d’inclure les questions et réponses à la fin de leur présentation.

Ils terminent leur présentation de manière hésitante et disent ensuite quelque chose comme : « Hum… ok… c’est tout pour aujourd’hui… Avez-vous des questions ? »

Rendez-vous service et ne faites pas cela ! Vous ne devez jamais terminer une présentation par une session de questions-réponses.

Une présentation doit se terminer selon vos propres termes, avec votre propre conclusion. Le dernier point que vous abordez doit être l’énoncé de votre message clé et la raison pour laquelle les participants doivent s’y intéresser. 

Une bien meilleure approche consiste à inclure les questions-réponses avant votre conclusion. 

Les questions-réponses sont importantes car elles vous permettent d’interagir avec votre auditoire et de répondre à ses préoccupations. Mais ce n’est pas une bonne façon de terminer une présentation. 

6/ Quoi - Et alors - Et après ? 

Maintenant que vous avez terminé la session de questions-réponses, il est enfin temps de conclure - les derniers mots que vous laisserez à votre auditoire. 

C’est l’occasion de lui dire ce que vous voulez qu’il retienne de votre présentation. La question est : qu’est-ce que c’est ?

Cette question est similaire à celle que je vous ai posée pour la section Récapitulatif. Rappelez-vous : la répétition est bonne en communication.

Une excellente façon de terminer une présentation est de suivre le format « Quoi - Et alors - Et ensuite », comme suit :

  • Quoi : Quelle est la seule chose que l’auditoire doit retenir ? 
  • Et alors : Pourquoi cela devrait-il l’intéresser ? Pourquoi est-ce important pour lui ? 
  • Et ensuite : Maintenant qu’il s’en soucie, que voulez-vous qu’il croit, ressente ou fasse ? 

Un exemple concret 

Nous avons déjà travaillé avec Toby Trimble, PDG et fondateur de Trimble Productions, qui développe des programmes éducatifs de classe mondiale pour les leaders d’opinion du secteur vétérinaire.

Toby est venu nous voir parce qu’il avait l’impression d’utiliser beaucoup de mots parasites du genre « hum » et « euh » lors de ses présentations et qu’il comptait trop sur l’improvisation, pensant que c’était un moyen de bien se faire comprendre. 

Toby avait réécouté des enregistrements de ses propres présentations et avait l’impression de ne pas s’être préparé.

Il voulait devenir un orateur plus compétent que les gens auraient envie d’écouter.

Une fois que nous avons aidé Toby à mettre en place une structure claire, il a découvert que cela l’aidait à capter immédiatement l’attention de l’auditoire et à le maintenir engagé. Il est devenu important pour lui de terminer son discours par une chute forte.

Aujourd’hui, Toby fait des présentations plusieurs fois par semaine et son planning est réservé longtemps à l’avance pour des conférences. Des gens l’ont vu parler et ont été impressionnés par la qualité de ses présentations. 

Il m’a dit qu’il se sentait beaucoup plus confiant et habilité à être un visage public compétent pour son entreprise.

Résumé

Le fait d’avoir une trame claire rehaussera vos présentations et garantira que votre auditoire comprendra votre message clé.

Une présentation composée d’une série de diapositives ne constitue pas un scénario, quelle que soit la quantité de travail qu’elle a exigée.

Vous devez emmener votre auditoire dans un voyage et ne laisser aucun doute à la fin sur ce que vous voulez qu’il retienne de la session.

Il existe de nombreuses intrigues possibles pour les présentations.

Cependant, une structure simple et efficace qui fonctionne toujours consiste à la décomposer en six éléments :

  • Ouverture : présentez ce dont vous allez parler, puis vous-même.
  • Corps du texte : vos trois messages clés.
  • Récapitulatif : vous réitérez le message clé à retenir. 
  • Prochaines étapes : l’occasion de lancer un appel à l’action à votre auditoire.
  • Questions-Réponses : le moment où vous proposez de répondre aux questions. 
  • Quoi - Et alors - Et après : vos remarques finales lorsque vous dites à l’auditoire la chose que vous voudriez qu’il retienne.

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Crédit photo : Marco Bianchetti via Unsplash