Astuces pros pour Zoom

par Phil Waknell

Zoom est devenu l’un de ces outils que la plupart des gens utilisent, mais combien d’entre nous ont suivi une formation sur la façon d’utiliser correctement Zoom ? Pas tant que ça.

Chez Ideas on Stage, nous utilisons Zoom depuis des années, donc lorsque la pandémie a frappé, nous n’avons pas découvert Zoom, mais nous avons découvert de nouvelles fonctionnalités : certaines dont nous n’avions pas eu besoin auparavant, et d’autres que Zoom a développé suite à l’explosion de son utilisation.

Voici quelques astuces que nous avons appris (souvent à la dure) sur la façon d’utiliser Zoom de manière professionnelle et d’y faire des présentations en ligne.

AVANT

Configurez vos paramètres

Lorsque vous créez votre réunion Zoom, vous avez le choix entre de nombreux paramètres. Par exemple, souhaitez-vous créer des sondages ? Voulez-vous activer la diffusion en direct sur Facebook et/ou YouTube ?

Deux des fonctionnalités les plus utiles sont la salle d’attente et la désactivation automatique des micros des participants. Si vous n’activez pas la salle d’attente, les participants peuvent rejoindre la réunion à tout moment, et si vous organisez un webinaire par exemple, vous souhaiterez certainement accueillir les participants une fois vos tests et réglages finis. Vous pouvez également choisir, s’il y a de nombreux participants, de couper automatiquement leurs micros dès le début de la réunion (et qu’ils ne puissent pas le réactiver) ; ou bien vous pouvez leur laisser la possibilité de réactiver leurs micros eux-mêmes.

Si vous animez un webinaire, vous souhaiterez probablement désactiver leurs micros et ne pas leur permettre de les réactiver, afin de préserver la qualité sonore. Si, pendant la réunion, vous souhaitez donner à un participant la possibilité de parler, vous pouvez accéder à la liste des participants et permettre la réactivation individuelle. Une fois que vous l’avez demandé, ils peuvent activer leur micro.

Il existe de nombreux autres paramètres à définir. Voulez-vous enregistrer automatiquement la réunion ? Les participants devraient-ils être autorisés à partager leurs écrans ou à annoter votre écran partagé ? Ce sont des choix que vous devez faire. Beaucoup de ces paramètres ne figurent pas dans les choix classiques de création d’une réunion : il faut aller fouiller dans les paramètres de votre compte !

Préparez des sondages

Il existe de nombreux outils pour créer des sondages, mais si vous pouvez utiliser celui qui est directement intégré dans Zoom, ça sera plus facile pour tout le monde. Pour le moment, vous ne pouvez créer un sondage que via l’interface web. Par conséquent, même si vous pouvez le faire pendant la réunion, il est préférable de le faire en amont.

Accédez simplement à la page de la réunion dans votre onglet « Réunions » sur le site web Zoom, allez en bas de page et ajoutez un sondage.

Un vrai conseil à retenir : lorsque vous lancez un sondage, que vous affichez les questions puis les résultats, ceux-ci s’affichent sur les écrans de vos participants uniquement. Ils n’apparaissent pas sur YouTube si vous diffusez en direct, donc ceux qui suivent la réunion sur YouTube se demanderont ce qu’il se passe à moins que vous ne l’expliquiez très clairement oralement.

Configurez vos slides

Lors de la diffusion en direct sur YouTube et (sauf si vous modifiez le paramètre concerné) dans votre enregistrement, si vous partagez votre écran, la vidéo de votre webcam viendra se placer automatiquement dans le coin supérieur droit de votre écran. Vous devez donc éviter d’utiliser cette partie de l'écran si vous ne souhaitez pas que votre visage masque certains mots ou contenus.

Il est également important de se rappeler que sur YouTube, Zoom superposera son logo filigrane en bas à droite de l'écran. Il est donc préférable d'éviter d’utiliser cette partie-là également pour y mettre du texte ou un élément important. De toute façon, utiliser le bas de l'écran n’est jamais conseillé, car quiconque regarde sur YouTube et passe la souris sur la fenêtre vidéo constatera que ses commandes vidéo se superposeront au bas de l'écran, cachant tout ce qui s’y trouve.

PENDANT

Co-pilote / Modérateur

Quiconque est habitué aux jeux en streaming sur des plateformes comme Twitch connaîtra l’importance d’avoir un ou plusieurs « modérateurs » : des personnes qui n’interviennent pas particulièrement, voire pas du tout, mais qui sont là pour gérer les participants, interagir avec eux via le ‘chat’, les contrôler ou même les expulser si nécessaire.

Dans le jargon des réunions professionnelles, je préfère appeler ce rôle le « co-hôte », mais c’est très similaire. Si vous êtes le présentateur principal d’une réunion Zoom, il est très difficile d'être concentré à la fois sur votre intervention, sur votre présentation et en même temps sur la gestion de l’enregistrement, la diffusion en direct, le ‘chat’, la désactivation ou la réactivation des micros des participants, le lancement et le contrôle de sondages, etc.

Il est donc vital, lors de réunions et de webinaires importants, d’avoir un « co-hôte » capable de gérer tous ces aspects, vous permettant ainsi de gérer votre présentation avec beaucoup moins de stress.

Assurez-vous que chaque « co-hôte » se voit attribuer ce rôle (ou le rôle d’hôte) dans Zoom afin qu’il ait tous les privilèges pour enregistrer la réunion, couper les micros, etc.

Second écran

J’ai configuré mon espace de travail de la sorte, à la maison : mon écran d’ordinateur portable et un deuxième écran externe à côté, et j'étends mon bureau de sorte que, par exemple, je puisse déplacer ma souris d’un écran à l’autre et afficher différentes fenêtres sur chaque écran. Cela me permet d’utiliser PowerPoint avec le mode Présentateur sur le deuxième écran, tout en voyant l’heure, mes notes, la slide suivante, etc. sur l’écran de mon ordinateur portable.

Lors de réunions Zoom, j’ai la possibilité de ne partager que le deuxième écran afin que les participants ne voient que ce qui se trouve sur cet écran-là spécifiquement. Cela me permet d’afficher la fenêtre du ‘chat’ Zoom ainsi que les vidéos des autres participants sur mon premier écran, même pendant que ma présentation défile (actuellement, cela semble impossible avec Microsoft Teams, où vous ne pouvez voir en fenêtre principale que la vidéo de la dernière personne qui a parlé avant vous).

C’est une aide précieuse. Je n’imagine pas un seul instant faire une présentation sur Zoom avec un seul écran.

Mise en évidence

Il est également très important, lorsqu’une personne va parler pendant un certain temps, par exemple lors d’un webinaire, de « mettre en évidence » (ou « mettre en avant ») cet orateur. Cela garantit que, par défaut, tous les participants verront la vidéo de cet orateur et non pas les petites fenêtres des autres participants. Ce sera également le cas sur la vidéo, si vous enregistrez la réunion.

Pour mettre en évidence l’orateur, l’hôte ou le co-hôte doivent simplement accéder au nom de l’orateur dans la liste des participants et cliquer sur « Plus », puis sur « mise en évidence ». Cette option peut être annulée de la même manière.

APRÈS

Montez l’enregistrement

Si vous organisez un webinaire, vous ne voudrez probablement pas laisser la vidéo brute sur YouTube. D’une part, vous n’avez peut-être pas les droits d’image des participants pour diffuser publiquement leur voix et/ou leur vidéo. Vous constaterez peut-être également que l’introduction, pendant laquelle vous discutez avec des personnes en attendant que d’autres rejoignent la réunion, n’est pas une excellente introduction pour une vidéo en ligne.

Il est donc judicieux d’effectuer un montage de base de votre vidéo Zoom. J’espère que vous avez enregistré la réunion en local, pas sur le « cloud » (cela offre une meilleure qualité). Il vous suffit donc d’importer le fichier vidéo dans votre logiciel de montage, et de couper le début et la fin pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez également ajouter une image d’introduction et une autre à la fin, afin d’y publier des liens vers vos autres vidéos ou playlists, ainsi qu’un bouton à la fin de votre vidéo pour inviter à cliquer et à s’abonner à votre chaîne - comme nous l’avons fait sur la vidéo de ce webinaire.

Partagez votre vidéo

Si vous organisez une réunion ou un webinaire important, vous devez également partager la vidéo auprès des participants, y compris ceux qui se sont inscrits mais qui n’ont pas pu y assister. Cela vous donne une autre occasion de faire passer vos messages, et comme les gens oublient rapidement une grande partie de ce qu’ils auront vu et entendu lors de votre réunion, il est utile de leur donner la possibilité de la regarder à nouveau.

Le partage de la vidéo vous donne également un point de contact avec eux afin que vous puissiez solliciter leurs retours, promouvoir vos prochains webinaires ou voir s’ils souhaitent discuter avec vous en vue d’acheter certains de vos services, par exemple.

Partagez des documents

Les slides ne sont pas des documents, les documents ne sont pas des slides et les gens oublient la plupart de ce qu’ils entendent lors d’une réunion. Il est donc important de toujours partager un document par la suite. Pour notre webinaire « Conseils de pros pour les présentations Zoom », cet article est notre document.

Si vous utilisez Zoom pour une réunion professionnelle, vous souhaiterez peut-être partager un résumé de la réunion et des décisions qui ont été prises. Si vous l’utilisez pour une formation, comme nous le faisons souvent, vous voudrez peut-être partager un cahier de cours détaillé qui leur donne votre méthodologie complète, afin qu’ils ne dépendent pas de leur mémoire s’ils doivent appliquer vos méthodes plusieurs mois après votre cours en ligne.

Ce ne sont là que quelques-uns des « conseils de pros » que nous pouvons partager concernant l’utilisation de Zoom. Beaucoup d’entre eux sont également valides sur Teams ou sur d’autres plateformes. Si vous souhaitez bénéficier de nos conseils ou de notre aide pour imaginer, créer et animer vos webinaires ou vos événements en ligne, nous serons ravis d’échanger : il vous suffit de remplir le formulaire de contact ci-dessous.

Et n’oubliez pas de nous suivre sur LinkedIn pour être les premiers informés de nos prochains webinaires et événements; et abonnez-vous à notre chaîne YouTube pour accéder à tous nos précédents webinaires et podcasts. C’est une véritable mine d’or de conseils relatifs aux présentations et aux réunions, alors allez creuser !