Comment maîtriser les sessions de questions-réponses

par Michael Rickwood

Beaucoup d’entre nous commencent à concevoir les présentations sous un meilleur angle, en prenant le temps de fixer des objectifs, d’analyser l’auditoire, d'étudier le contexte, de rassembler des arguments cohérents, de bons visuels et même de trouver le temps de répéter.

Tout comme nous passons maintenant plus de temps à préparer correctement nos présentations, dans un monde de médias sociaux toujours plus nombreux et de capacité d’attention de plus en plus réduite, nos présentations sont de plus en plus courtes pour être plus efficaces. Cela signifie que l’inévitable interaction questions-réponses qui suit est plus importante que jamais. Malgré cela, nous ne passons toujours pas assez de temps à la préparer.

Dans ce court article, je voudrais partager avec vous 3 étapes pour maîtriser les questions - réponses : les fondations, le message et la danse.

Les fondations

Chez Ideas on Stage, lors de la préparation de diverses présentations, nous recommandons toujours aux présentateurs de commencer par un ABC et d’analyser 3 choses : l’auditoire, ses besoins, le contexte de la présentation et de son auditoire. Il s’agit d’une approche éprouvée pour bâtir des bases solides pour toute présentation et elle vous aidera à clarifier les messages clés et les objectifs de transformation dont vous aurez également besoin pour préparer votre session de questions-réponses. Une chose qui est nécessaire à votre préparation : une recherche approfondie pour être sûr de vos réponses. Préparez une liste des questions qui vous préoccupent le plus, et surtout vérifiez les faits pour être bien préparé. Votre crédibilité quant à votre capacité à répondre aux questions est en jeu, il est donc primordial de bâtir de solides fondations.

Le message

Un message est défini comme une déclaration en une phrase qui comprend deux choses : l’un de vos points les plus importants et l’un des problèmes ou des valeurs les plus importants de votre auditoire. Prenons un exemple : « Depuis 10 ans, Ideas on Stage aide les entrepreneurs à trouver la bonne formule pour lever des capitaux dans un environnement très concurrentiel ». Cela suggère quelque chose qui nous vend et quelque chose qui compte pour eux.

Pour les entrepreneurs et les petites entreprises, il est raisonnablement simple de contrôler leurs messages, mais si nous faisons partie d’une grande organisation où nous ne sommes pas autorisés à dire ce que nous voulons, de nombreux aspects contextuels doivent être pris en considération, comme la hiérarchie. C’est pourquoi nous utilisons ce que nous appelons la technique des feux de signalisation. C’est un moyen de filtrer nos messages entre les « messages impératifs » (vert), les « messages agréables » (orange) et les messages à éviter (rouge), car nous prenons en compte la hiérarchie structurelle et les risques qui pourraient nuire à l’organisation dans son ensemble.

La danse 

Cette partie du processus se concentre sur les compétences non techniques des questions-réponses. Comme lors d’une présentation pendant laquelle nous sommes focalisés sur le contact direct avec l’auditoire et une certaine pression, les questions-réponses s’accompagnent également de stress et de risques.

La chose la plus importante à retenir est que c’est votre moment, c’est vous qui décidez quand les questions commencent, également vous qui décidez quand elles se terminent et qui choisissez la personne qui pose la question à chaque fois.

Lorsque vous choisissez celui ou celle qui posera la question et que vous lui donnez la parole, tenez compte de certains éléments importants :

1.  Tout d’abord, écoutez activement l’interlocuteur.

  1. Cherchez le sens derrière les questions longues et décousues en vous concentrant sur les indices de langage tels que les noms et les verbes qu’ils utilisent, tout en montrant un engagement et en donnant vous-mêmes des indices d'écoute visuelle tels que des hochements de tête.

  2. Une fois que vous êtes vraiment sûr d’avoir compris la question, c’est le moment d’y répondre. Si vous avez encore un doute, vous pouvez reformuler la question pour obtenir le consentement de celui ou celle qui l’a posée.

  3. Quoi qu’il arrive, essayez toujours de répondre à la question : éviter les réponses n’est jamais bon. Vous ne voulez pas être comparé à un mauvais politicien. Essayez simplement d’éviter les messages « rouges » que vous avez identifiés et essayez de faire passer au moins un de vos messages « verts » dans chaque réponse. Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à la question sur-le-champ, il est préférable de l’admettre et de promettre de revenir vers la personne ultérieurement. Personne ne voudra que vous leur fassiez perdre leur temps avec une déclaration décousue qui ne répond pas à la question.

La responsabilité et la transparence sont très appréciées par la plupart des chefs d’entreprise, alors préparez convenablement votre session de questions-réponses pour vous assurer de satisfaire votre auditoire et éliminer tout doute sur votre présentation.

Les questions-réponses ne doivent pas être un moment désagréable que vous ne maîtrisez pas. Prenez le contrôle et épanouissez-vous en concluant votre présentation de manière aussi professionnelle que vous l’avez commencée.