Préparer et animer des réunions virtuelles réussies

Une réunion virtuelle sans animateur, c’est un peu comme un orchestre sans chef d’orchestre : le résultat est généralement une cacophonie désagréable. Avant, pendant, et après la réunion, le rôle de l’animateur est essentiel pour assurer l’harmonie, permettre à chaque participant de contribuer et d’atteindre les objectifs de la réunion.

Le rôle de l’animateur dépendra du type de réunion. Pour un webinaire, il devra se concentrer sur la qualité du son, s’assurer que ceux qui ne parlent pas ont coupé leur micro (ou le fait pour eux), et gérer la messagerie instantanée. Pour une réunion de décision ou de collaboration, l’animateur devra s’assurer que tout le monde a la possibilité de parler et d’être entendu, se concentrer sur les objectifs de la réunion et surveiller l’heure.

L’animateur doit assumer plusieurs responsabilités clés, avant, pendant, et après les réunions en ligne. Il peut déléguer certaines tâches à d’autres, ou décider que certaines tâches sont inutiles, mais cela doit être une décision consciente, et non une omission. En voici un aperçu.

AVANT

• PRÉSENCE : La tâche la plus importante du facilitateur est de s’assurer que toutes les personnes dont la présence est essentielle assistent à la réunion. Cela signifie envoyer l’invitation bien à l’avance, envoyer un rappel un jour ou deux avant la réunion et s’assurer que tous les participants sont conscients que leur participation est obligatoire et non pas seulement facultative.
• LECTURES EN AMONT : En se rappelant que nous utilisons des documents pour l’information et des diapositives pour l’attention (Révolution #4), il peut être utile de partager certaines informations dans un document avant la réunion. Si vous ne prévoyez pas de laisser aux participants le temps de lire le document pendant la réunion, vous devez également leur préciser qu’ils sont censés le lire à l’avance. Un conseil : envoyez-leur une autre invitation pour un créneau de 15 minutes avant la réunion afin qu’ils aient le temps de lire le document, et un rappel pour le faire.
• SLIDES : Même si personne n’a besoin de faire de présentation (et vous devriez éviter les présentations dans les réunions en ligne, à moins qu’elles ne soient le meilleur moyen d’atteindre un objectif), vous pouvez trouver pratique d’utiliser des slides “structurées” pour rappeler régulièrement l’ordre du jour aux participants, afin que personne ne se sente perdu pendant la réunion. L’ordre du jour peut être gravé dans votre esprit, mais pas dans celui de la plupart des participants. Un partage régulier de cet agenda peut leur être utile.
• CONFIGURATION TECHNIQUE : Qu’il s’agisse d’une réunion utilisant Zoom, Teams, Hangouts ou tout autre système que vous choisissez d’utiliser, assurez-vous de configurer la plateforme choisie de manière appropriée. Assurez-vous également que les participants ont tous les détails de connexion.

PENDANT

• CHRONO : Le temps attribué aux réunions ne doit pas être dépassé. Précisez au début que vous (ou un collègue désigné) êtes le gardien du temps : veillez à ce que le temps accordé à chaque partie soit respecté, interrompez les participants s’ils parlent trop longtemps et faites le nécessaire pour que la réunion se termine à temps. En établissant ces règles en avance, les participants ne se sentiront pas vexés d’être interrompus, car tout le monde apprécie que les réunions se terminent à l’heure.
• INTERACTION : La plupart des systèmes de réunion en ligne ont une fonctionnalité de messagerie instantanée, et l’animateur doit garder cette fenêtre ouverte afin de répondre rapidement à toute personne qui pose des questions ou fait des commentaires. Il est également possible de l’utiliser pour discuter en privé avec des personnes, ce qui peut parfois être utile. L’animateur peut également être celui qui s’occupe des sondages et qui coupe le son des participants qui ne le font pas eux-mêmes. Plus important encore, sauf dans une situation de webcast ou de webinaire, l’animateur doit veiller à ce que tous ceux qui ont besoin de parler aient une chance d’être entendus, en se concentrant particulièrement sur les participants moins affirmés et en les invitant à prendre la parole, plutôt que de laisser les habitués dominer la discussion. En particulier, un bon animateur ne doit pas imposer ses propres points de vue : il est donc souvent préférable de choisir un animateur “neutre” qui peut se concentrer sur la collecte de l’opinion de chacun plutôt que d’essayer de convaincre tout le monde d’accepter ses propres opinions.
• OBJECTIFS : L’animateur doit toujours garder à l’esprit les objectifs de la réunion. Cela peut impliquer de ramener la conversation sur le sujet principal si les participants font de trop longues digressions, et de rappeler régulièrement les objectifs et l’ordre du jour. Enfin, l’animateur doit s’assurer que la réunion se termine par un résumé de ce qui a été décidé (s’il s’agissait d’une réunion de décision), ou des messages clés (s’il s’agissait d’un webinaire), ou encore des principaux résultats (s’il s’agissait d’une réunion d’équipe ou de collaboration) - et dans tous les cas, quelles sont les prochaines étapes, le cas échéant.

APRÈS

• RÉSUMÉ : Le rôle de l’animateur ne s’arrête pas à la fin de la réunion. Dans la plupart des situations, l’animateur doit envoyer une sorte de résumé aux participants et aux autres parties intéressées, expliquant ce qui a été dit, ce qui a été décidé et ce qui se passera ensuite. Lorsqu’il s’agit de réunions de décision ou de collaboration, cela permet aux personnes qui sont intéressées par le résultat, mais qui n’ont pas besoin de participer à la réunion, d’éviter une énième réunion tout en ayant toutes les informations essentielles. Cela les rend plus productifs, et ce type de réunion se déroulera mieux avec moins de participants, tout le monde est donc gagnant. Même lors d’un webcast ou d’un webinaire, les participants oublieront probablement rapidement ce qui a été dit, et l’envoi de slides n’est utile à personne. Un simple document de synthèse - comme celui-ci, rédigé à la suite de notre webinaire sur la 5ème révolution des réunions virtuelles - peut donc être très utile pour les participants.

Sur la base de ces responsabilités, plusieurs points vous apparaîtront sans doute clairement :

1. La plupart des réunions en ligne n’ont pas d’animateur ni de facilitateur - et c’est l’une des raisons pour lesquelles elles échouent.
2. Il est plus efficace de faire appel à un co-animateur (ou facilitateur), afin que l’animateur principal n’ait pas à tout gérer tout seul. Si vous prenez la parole lors d’un webinaire et que vous partagez vos slides, il est difficile de vérifier la messagerie instantanée, d’activer les sondages et de surveiller l’heure en même temps.
3. Les réunions physiques doivent également avoir un animateur - pas nécessairement la personne la plus expérimentée présente, mais une personne habilitée à diriger la réunion correctement.
4. Il n’est pas facile d’être un bon animateur : c’est un rôle important, qui demande du temps et des efforts, et une bonne connaissance de la technologie de réunion virtuelle que vous utilisez : l’animateur ou le facilitateur est aussi un soutien technique en temps réel pour les participants.

Avant 2020, j’étais souvent sur scène dans le rôle de maître de cérémonie lors de conférences, jouant un rôle similaire. Dans le monde de l’après-Covid-19, je m’attends à ce que le rôle de maître de cérémonie en ligne me tienne tout aussi occupé, car les entreprises se rendent compte qu’elles ont besoin d’un spécialiste pour les aider à animer les réunions et conférences en ligne importantes. Si vous avez besoin d’un expert pour vous accompagner, n’hésitez pas à nous contacter en utilisant le formulaire ci-dessous.