Les nouvelles règles pour réussir vos slides en réunion virtuelle

Dire que la plupart des visuels utilisés lors de présentations sont ennuyeux et constituent une perte de temps n’est pas un secret. Et le fautif n’est pas PowerPoint, mais la façon dont les gens l’utilisent.

D’ailleurs, la plupart des réunions de travail feraient mieux d’éviter les diapositives - et les présentations - tout simplement. Les réunions devraient être consacrées à la discussion, à la connexion, aux décisions… et non au partage d’informations. Utiliser une présentation PowerPoint merveilleusement conçue pour partager des informations, c’est comme utiliser un iPad Pro comme frisbee : l’iPad est bien conçu et meilleur que la plupart des autres tablettes, mais ce n’est toujours pas l’outil adéquat pour cet usage ! Il suffit de donner aux gens un document contenant des phrases complètes, et du temps pour le lire. C’est beaucoup plus efficace.

En revanche, lorsqu’il s’agit de réunions en ligne, les diapositives peuvent être particulièrement utiles. Notre Révolution des réunions virtuelles n°4 affirme : utilisez des documents pour l’information, et des slides pour l’attention.

Tout d’abord, cela signifie que vous devez utiliser un vrai document pour partager toute information dont les participants ont besoin. Vous pouvez résumer certains points clés dans des diapositives à montrer pendant la réunion, mais cela ne doit être qu’un rappel, et non la principale source d’information. Montrer des choses sous forme de bullet points pendant une réunion n’est pas une “preuve de communication” : c’est la preuve d’une mauvaise communication, à moins que l’information n’ait été correctement partagée ailleurs.

Alors à quoi servent les diapositives ? Pour l’attention. Attirer l’attention des participants, la conserver et la diriger.

Les critères habituels de réussite des diapositives s’appliquent, nous pouvons donc les emprunter à notre cours “Business Presentation Revolution”, qui est un best-seller :

• SIMPLE : une question ou un message simple par slide, facile à comprendre en cinq secondes
• CLAIR : chaque élément de votre slide est facile à lire/à voir au fond de la salle
• ORIGINAL : se démarquer, être différent et donner aux gens le sentiment d’une découverte à chaque clic
• RELIÉ : votre slide doit être en rapport avec ce que vous dites à ce moment-là - pas avant ou après
• ENTRAINANT : la présentation doit être bien préparée, agréable à regarder et en accord avec l’identité visuelle de votre entreprise

En fait, elles sont encore plus importantes dans les réunions en ligne. Si les diapositives sont destinées à attirer l’attention, alors elles sont vitales car il est très difficile de retenir l’attention des gens lorsque vous ne pouvez pas les voir, et surtout, lorsqu’ils savent que vous ne pouvez pas les voir. (Les réunions vidéo sont géniales, mais trop de gens n’allument pas leur vidéo, et lorsque vous partagez votre écran et vos diapositives, vous ne pouvez généralement pas voir tout le monde. Et ils le savent).

Cela signifie que vous devez faire un effort supplémentaire pour rendre vos diapositives originales et agréables. Si les gens aiment ce qu’ils voient et que les diapositives provoquent une réaction émotionnelle, ils seront moins enclins à porter leur attention sur autre chose. Et assurez-vous que tout est clair : ils ne sont peut-être pas assis très loin de l’écran comme dans une salle de réunion physique, mais ils peuvent regarder sur leur smartphone, donc si votre texte ou vos chiffres ne sont pas clairs sur un écran de la taille d’un téléphone, ils ne le sont pas assez.

Il y a cependant quelques points supplémentaires à prendre en compte, qui sont spécifiques aux réunions en ligne. Voici trois choses à éviter, et trois choses à utiliser dans les réunions virtuelles.

• ÉVITEZ LES TRANSITIONS ET LES ANIMATIONS : Même une simple transition animée ne sera pas toujours agréable à regarder dans les réunions en ligne, car le taux de rafraîchissement de l’écran n’est pas aussi bon que sur votre propre écran. Faites en sorte que les choses apparaissent au bon moment sur votre diapositive en utilisant la fonction Animation de PowerPoint, mais n’utilisez que l’animation Apparaître pour que les participants ne voient pas une tentative ratée de mouvement, de zoom ou de fondu (et certainement pas de rebond).

• ÉVITEZ LE SON ET LES VIDÉOS : Pour la même raison de faible taux de rafraîchissement de l’écran, et pour la raison supplémentaire de problèmes de qualité sonore, évitez de montrer des vidéos dans les réunions en ligne. C’est très bien si vous êtes dans la même pièce (bien que j’évite généralement les vidéos si la pièce utilise ClickShare qui souffre également du problème de taux de rafraîchissement, ce qui signifie que la vidéo semble saccadée), mais ce n’est pas bon en ligne. N’utilisez pas non plus d’effets sonores. Cela devrait aussi aller de soi, mais s’il vous plaît : pas de GIFs animés !

• ÉVITEZ LES DÉGRADÉS : Les fonds dégradés peuvent être très beaux sur votre écran : quand le fond passe d’une couleur en haut de l’écran à une autre en bas, par exemple. Lorsque vous partagez votre écran en ligne, ce que les participants voient est souvent une version de vos diapositives à plus faible résolution, avec une définition de couleur plus faible. Cela signifie que ce que vous voyez comme un dégradé lisse peut être vu par les autres comme une série de bandes horizontales. Il est donc préférable d’éviter les dégradés dans les réunions en ligne, à moins que les rayures vous conviennent !

• UTILISEZ LES DIAPOSITIVES DE LA STRUCTURE : Il est important d’utiliser vos diapositives pour ne pas perdre les participants. Soyons honnêtes, certaines personnes peuvent être distraites par un courriel important, un appel téléphonique ou un enfant, et manquer quelques minutes de votre réunion. Ne les laissez pas se perdre. Veillez à montrer régulièrement une diapositive qui donne aux participants l’ordre du jour ou la structure de la réunion, et qui met en évidence où vous en êtes actuellement. Même si vous vous contentez de partager l’ordre du jour et de discuter pendant 15 minutes sans avancer la diapositive, cela peut être utile : cela équivaut à avoir l’ordre du jour sur un tableau de conférence dans une salle de réunion physique, et cela peut aider à capter l’attention des participants.

• UTILISEZ LES ANNOTATIONS : Vous ne pouvez pas utiliser un laser pour pointer sur une partie de votre diapositive comme vous le feriez dans une salle de réunion, mais il existe des outils encore meilleurs. Vous pouvez utiliser les outils classiques de PowerPoint pour mettre en évidence des éléments, les esquisser, etc., et certains systèmes en ligne comme Zoom donnent également au présentateur des commandes pour utiliser une fonction de mise en évidence. Essayez-les pour voir ce qui fonctionne pour vous.

• UTILISEZ LES PAUSES VISUELLES : Chez Ideas on Stage, nous aimons tellement les diapositives noires que nous les appelons les meilleures diapositives du monde. Dans une présentation en face à face, le simple fait d’insérer une diapositive noire représente une pause visuelle, comme si l’écran était temporairement éteint et que le public pouvait se concentrer à nouveau sur le présentateur. Vous n’avez pas toujours besoin d’une diapositive pour illustrer ce que vous dites. Cependant, dans une réunion en ligne, si vous montrez un écran noir pur, les gens penseront qu’il y a un problème technique. Vous pouvez choisir d’utiliser une diapositive pratiquement vierge avec votre logo au centre. Ou vous pouvez simplement mettre en pause votre partage d’écran pour que les gens vous voient parler au lieu de voir vos diapositives, jusqu’à ce que vous ayez à nouveau besoin des diapositives. Après tout, le visuel le plus important de tous, c’est vous, avec vos expressions et vos gestes.

N’oubliez jamais que les diapositives sont là pour illustrer ce que vous dites, et pour rendre votre propos plus clair, plus important et plus mémorable pour le public. Vous n’êtes pas là pour commenter les diapositives, alors réfléchissez toujours à ce que vous allez dire avant de penser à la façon dont vous pourriez l’illustrer - si vous avez besoin d’illustrations.

Seule la réunion est censée être virtuelle ; si leur attention est également virtuelle, votre réunion n’est probablement qu’une perte de temps. Nous espérons donc que si vous suivez ces conseils, vous serez en mesure de communiquer efficacement et de retenir l’attention de votre public tout au long de vos réunions en ligne.

Si vous avez besoin d’aide pour produire des slides efficaces pour vos réunions ou présentations en ligne, contactez-nous en utilisant le formulaire ci-dessous, et nos concepteurs experts PowerPoint seront heureux de vous aider.