Les 5 révolutions des réunions virtuelles

Les 5 révolutions des réunions virtuelles

par Phil Waknell

Qu’allez-vous faire aujourd’hui ? Pour beaucoup d’entre vous, la réponse est sans appel : trop de réunions et pas assez de temps pour travailler. Il est effectivement rare que les réunions et la productivité coïncident.

Au moment où nous écrivons ces lignes, beaucoup d’entre nous doivent travailler à la maison. Les réunions physiques sont donc devenues des réunions virtuelles, et elles ne constituent pas toujours une amélioration. Les réunions en ligne présentent leurs propres défis, principalement parce que si tout le monde n’allume pas sa caméra, un participant ne saura pas si un autre est attentif, s’il est sur Instagram, ou encore s’il est parti promener son chien, dans le but de revenir à la fin de la réunion à temps pour dire au revoir et prendre le moins d’actions possible !

Voici donc les 5 principales révolutions dont nos réunions virtuelles ont besoin pour devenir de véritables succès :

1. Alignez l’objectif et les participants

Assurez-vous que les participants sont les bonnes personnes pour atteindre l’objectif de votre réunion - et uniquement les bonnes personnes - tout en veillant à ce que l’objectif déclaré convienne aux personnes conviées. Parfois, vous choisirez l’objectif de la réunion en fonction des personnes qui doivent y assister - par exemple une équipe définie - et parfois vous choisirez les participants en fonction de l’objectif préalablement défini. Il faut toujours commencer par comprendre le contexte, puis s’assurer que les participants correspondent à l’objectif.

2. Ne polluez pas vos réunions avec des présentations superflues

Evidemment, chez Ideas on Stage, nous vivons et respirons“présentations”- mais nous sommes également les premiers à vous dire quand vous ne devriez pas donner de présentation. Dans ce même état d’esprit, nous apprécions l’approche de Jeff Bezos : lors d’une réunion visant à la décision ou à la collaboration, il ne devrait jamais y avoir de présentations. Pas seulement se passer de diapositives, mais également de toute présentation Donnez aux participants un document à lire qui contient toutes les informations dont ils ont besoin, puis consacrez du temps à la discussion et à l’interaction, toujours en animant les échanges (voir n°5). En revanche, les présentations sont les bienvenues lorsque vous donnez un webinaire ou un webcast. Dans d’autres réunions, prévoyez de consacrer du temps aux autres ingrédients possibles d’une réunion réussie : discussion, interaction, brainstorming et lecture silencieuse (voir n°4), et n’utilisez que de courtes présentations lorsque c’est nécessaire.

3. Recherchez l’attention et l’interaction

L’attention est la monnaie des dirigeants - et dans les réunions en ligne, elle n’est que trop rare. Planifiez votre réunion de façon à ce que les invités ne trouvent rien de plus intéressant à faire… car votre réunion sera la chose la plus intéressante qu’ils puissent faire. Ce n’est pas aux participants de faire un effort pour être attentifs : c’est au responsable de la réunion, à l’animateur et à tout présentateur de faire un effort pour mériter leur attention, à tout instant. La planification des moments d’interaction est un excellent moyen de maintenir l’engagement des gens.

4. Utilisez des documents pour l’information, et les slides pour l’attention

Les gens oublient très vite ce qu’ils entendent. Ils se souviennent beaucoup mieux de ce qu’ils lisent - à condition qu’on leur permette de se concentrer sur la lecture, sans être dérangés. C’est pourquoi Jeff Bezos fait lire à chaque participant un document de 6 pages en silence au début d’une réunion. Lorsque tout le monde a terminé, ils sont littéralement sur la même page - et peuvent alors en discuter et prendre des décisions. Dans une réunion en ligne, il est également judicieux de partager les documents que vos participants peuvent lire - même si cela signifie qu’ils lisent en silence pendant les dix premières minutes de la réunion. Au début, cela peut paraître étrange, mais c’est extrêmement efficace. Lorsque vous choisissez d’utiliser des slides, assurez-vous qu’elles visent à retenir ou à appeler l’attention de chacun plutôt qu'à transmettre des informations.

5. Animez vos réunions virtuelles - avant, pendant, et après

Une réunion sans animateur est comme un orchestre sans son chef : beaucoup de gens talentueux font un bruit affreux. L’animateur ne peut pas - et idéalement ne devrait pas - parler plus de la moitié du temps, à moins qu’il ne soit également le principal présentateur d’un webinaire ou d’un webcast. Mais son rôle est essentiel. Avant la réunion, l’animateur fixe l’objectif de la réunion, invite les bonnes personnes, leur envoie des rappels, met en place les outils pour la réunion, prépare et partage les documents à lire au préalable, et planifie l’ordre du jour de la réunion, tout en suivant les 4 premières révolutions. Pendant la réunion, l’animateur joue au gardien du temps - ou désigne quelqu’un d’autre pour s’en charger - tout en s’assurant que chacun a la possibilité de contribuer, en faisant en sorte que l’ordre du jour soit bien respecté et que les objectifs de la réunion soient atteints. Il est également très important que l’animateur et les autres intervenants s’expriment clairement et de manière engageante, afin que tout le monde puisse écouter et comprendre facilement. Après la réunion, l’animateur doit veiller à ce que le compte rendu ou les résultats de la réunion soient communiqués aux participants et aux autres personnes concernées, afin que même les personnes qui n'étaient pas présentes sachent ce qu’il s’est dit et ce qui a été décidé. (Cela signifie que les gens ne se sentiront pas obligés d’assister à la réunion juste pour rester dans le coup - et moins de participants rendent les réunions plus productives).

Nous pouvons améliorer beaucoup d’aspects des réunions virtuelles, et nous vous proposons 5 webinaires sur le sujet (le premier webinaire de cette série est disponible sur YouTube) - qui sont tout simplement une version condensée de ce que nous enseignons dans notre cours Virtual Meeting Revolution. Si vous souhaitez recevoir plus d’informations à ce sujet, veuillez nous l’indiquer en utilisant le formulaire ci-dessous.

Nous espérons que cela vous aidera à faire de votre prochaine réunion virtuelle un véritable succès.