Notre organisation de télétravail

Avec la crise sanitaire actuelle, le travail à distance n’est peut-être plus un choix, mais une mesure de précaution. Comment faisons-nous cela chez Ideas on Stage ?

Depuis le premier jour, Ideas on Stage a été créée en tant qu’entreprise numérique. De fait, pendant de nombreuses années, nous n’avons pas eu de bureaux physiques. Aujourd’hui encore, nous encourageons fortement nos employés à travailler à distance et à limiter leurs déplacements. Nous pouvons fournir à distance 90 % de nos services à nos clients, que ce soit la création d’une présentation, un coaching ou une formation. Je pense que ce que nous avons appris en dix ans de travail à distance peut être utile à d’autres entreprises qui ne sont pas habituées à ce type d’organisation, et c’est ce que je voudrais partager dans cet article.

Le facteur clé de succès : des collaborateurs autonomes

Autant le dire tout de suite : le travail à distance ne convient pas à tout le monde. Mon observation personnelle est que les personnes qui travaillent bien à distance partagent toutes une qualité commune : l’autonomie. Elles sont autonomes et savent faire preuve d’initiative. Ce sont les diamants d’un environnement de travail à distance.

Les procrastinateurs, les personnes qui ont besoin d’un coup de pied aux fesses quotidien pour faire avancer les choses, auront du mal dans un environnement de travail axé sur les résultats, mais peuvent toujours réussir avec une supervision active.

Les employés qui trouvent toujours des excuses pour tout, qui essaient d’éviter les responsabilités et comptent sur les autres pour faire leur propre travail sont les moins efficaces lorsqu’ils travaillent à distance. Mais ont-ils jamais été vraiment efficaces ?

C’est le résultat, pas le nombre d’heures

Mesurer la performance des employés à distance en fonction du nombre d’heures travaillées n’est possible qu’en utilisant une surveillance permanente, à la Big Brother. Il existe même des outils qui vérifient la fréquence à laquelle l’employé déplace sa souris et tape sur son clavier ! J’appelle cette mesure de la performance HASSD : Heures Assises Sur Son Derrière. Un environnement de travail à distance réussi mesure principalement une chose : le travail effectué, en quantité et en qualité.

Des livrables clairs

Un environnement de travail axé sur les résultats nous amène au prochain facteur de réussite logique : des livrables clairs pour chaque membre de l’équipe. Chacun connaît les livrables dont il est responsable, ses limites et la date butoir. Les livrables conséquents doivent être décomposés en plusieurs morceaux qui ne prennent jamais plus de quelques jours.

Une organisation adaptable

En tant que PDG d’une entreprise ou chef d’un département avec des employés à distance, conserver une organisation traditionnelle, avec une hiérarchie descendante, est le moyen le plus sûr de passer dix heures par jour à faire des appels vidéo. Dans un environnement de travail à distance, les goulots d’étranglement d’un système hiérarchique de haut en bas deviennent encore plus apparents : tout est ralenti par la lenteur du système.

Au lieu de cela, je pense qu’un haut niveau d’adaptabilité dans l’organisation fonctionne mieux. Au lieu d’être coincés dans un organigramme rigide, les individus se réunissent librement en équipes et groupes de travail en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité pour travailler sur les livrables.

Un mécanisme de déverrouillage

L’autonomie est bonne chose, mais ce n’est pas toujours facile à gérer. Parfois, les gens peuvent se perdre ou ne pas utiliser leur autonomie à bon escient. Des conflits peuvent survenir entre les personnes et les besoins du projet. Dans un système décentralisé, le travail ne sera pas toujours réparti équitablement entre les membres de l’équipe. Si ce n’est pas pris en considération, cela peut donner un sentiment de traitement injuste aux employés, favoriser le ressentiment et bloquer les projets. C’est pourquoi il est important de mettre en place des procédures pour signaler et débloquer ces points de stress rapidement.

Outils

Dropbox, Office 365, Email, Slack, Zoom et Teamleader sont les principaux outils que nous utilisons pour permettre notre travail décentralisé. Certains d’entre nous utilisent également Youcanbookme et Zapier. Ces outils sont simples, mais leur utilisation n’est pas « évidente ». Il est important d’aider les gens à les utiliser correctement et d’avoir quelqu’un en charge de l’administration de chaque outil.

Événements réguliers

Même si nous travaillons bien à distance, il est important de réunir l’équipe de temps en temps. Nous faisons deux appels à distance par semaine, l’un axé sur les ventes, l’autre axé sur les projets. Nous avons également des réunions régulières en face à face dans nos bureaux. Une fois par mois, nous nous réunissons pour travailler au développement de l’entreprise. Et une fois par trimestre, nous organisons un événement de deux jours, plus important.

Conclusion : c’est plus simple que vous ne le pensez

L’adoption d’un environnement de travail à distance est plus facile que vous ne le pensez. Aujourd’hui, presque toutes les entreprises disposent d’outils numériques. Le plus grand obstacle est d’ordre psychologique : passer d’une organisation descendante, rigide et à haut contrôle à une organisation décentralisée, adaptable et axée sur les résultats nécessite un changement de mentalité et de pratique. Mais si les gens sont obligés de rester à la maison, le passage à une organisation de travail à distance efficace deviendra une question de survie pour de nombreuses entreprises et une opportunité d’accélérer leur transformation numérique.