Pourquoi faire appel à un organisateur d'événements externe ? Le point de vue d'une coordinatrice expérimentée

par Pierre Morsa

Beaucoup de gens pensent que l’organisation d’un événement est à la portée de tous. Mais est-ce vrai ? Si vous souhaitez en organiser un pour votre entreprise, il existe de nombreux enjeux, notamment la réputation de votre entreprise ou la satisfaction de vos invités. Si vous ne voulez prendre aucun risque et faire bonne impression, il est important de mettre en place une équipe dédiée à votre projet.

Si vous êtes l’organisateur désigné pour cet événement, vous vous posez probablement de nombreuses questions. Dois-je appeler un spécialiste ou réaliser le projet en interne ? Comment m’assurer de ne rien oublier d’important ? Comment gérer le stress et la charge de travail supplémentaire ? Et la liste continue. Pour répondre à vos questions et vous aider à comprendre les défis liés à la planification d’un événement réussi, j’ai interviewé Marine, notre coordinatrice événementielle expérimentée et extrêmement efficace, qui m’a présenté les avantages d’embaucher un coordonnateur d’événements.

Q : Marine, pourquoi quelqu’un engagerait-il un organisateur d’événements ? R : Bonjour Pierre ! Si tout le poids de l’événement repose sur vos épaules, vous finirez par atteindre le burnout. Ainsi, pour minimiser le stress physique et mental associé à la gestion d’un événement, il est important de rationaliser les rôles et les responsabilités de chacun et de répartir les tâches au sein de l’équipe. Cela dit, cette délégation en interne est souvent limitée. Parfois, une aide expérimentée externe vous assurera le succès.

Q : Dites-nous en plus, quelles tâches pourraient être transférées à un organisateur d’événements externe ? R : Eh bien, vous pouvez commencer avec les tâches que vous aimez le moins ! (rires) Plus sérieusement, vous jonglez déjà avec vos responsabilités professionnelles quotidiennes. Si quelqu’un d’autre s’occupe des tâches pour lesquelles vous êtes moins à l’aise, vous serez davantage en mesure de vous concentrer sur celles que vous aimez réellement faire. C’est ce que nos clients apprécient avant tout.

Q : Qu’en est-il de la coordination avec les autres fournisseurs ? R : Tout au long du processus, un coordinateur d’événements va devenir votre lien de confiance avec les fournisseurs : vous n’aurez plus à gérer les appels au traiteur pour déterminer le nombre de serviettes à commander ; plus de listes infinies qui remplissent votre journée avec des détails secondaires. Le coordinateur vous informera de l’évolution de votre événement étape par étape et répondra à toutes vos questions.

Q : Il y a tellement de décisions à prendre lors de l’organisation d’un événement. En quoi le coordinateur peut-il être utile ? R : Si vous n’avez jamais organisé d’événements auparavant, vous pouvez vite vous sentir submergé(e) et ne pas savoir par où commencer ou comment faire des choix judicieux. Un coordinateur expérimenté l’aura déjà fait des dizaines voire des centaines de fois. J’ai travaillé sur des événements pour une grande variété d’industries et je peux donc accompagner les clients dans toutes les décisions qu’ils doivent prendre, de manière plus assurée et confiante que quelqu’un qui le fait de façon ponctuelle. J’ai l’habitude de mener des tâches multiples et de gérer l’éventail des défis qui surgissent inévitablement lors de l’organisation d’un événement.

Q : Les équipes connaissent mieux leur *culture organisationnelle*. Alors, comment quelqu’un d’externe peut-il aider les clients à rendre un événement mémorable ? R : Il est vrai que les coordinateurs externes doivent établir une relation de partenariat avec les interlocuteurs internes pour rendre l’événement significatif. Cela dit, notre méthodologie qui vise à mettre en évidence des messages clés, les unifier sous un thème commun et offrir de nouvelles idées avec une perspective extérieure a montré à maintes reprises une différence remarquable. Nous sélectionnons et organisons des activités créatives qui imprègnent les événements de moments amusants et mémorables. Après tout, vous voulez que vos invités se souviennent d’un événement extraordinaire pour ce qu’il signifiait pour eux et pas seulement pour la qualité du champagne.

Q : L’organisation d’un événement peut être stressante. Comment aidez-vous nos clients à garder leur calme ? R : Même si vous avez le temps et l’expérience, il est indéniable que la gestion d’événements peut être stressante. Par le risque, les responsabilités, les négociations et une myriade d’autres choses à penser. Nous avoir à vos côtés garantit une charge plus légère sur vos épaules et une expérience plus solide et plus fluide dans l’ensemble. Nous nous assurerons que vous n’irez pas au-delà de vos limites ou de celle de votre équipe. Créer un événement extraordinaire peut être une expérience merveilleuse, et c’est notre fierté et notre plaisir d’être sûrs que vous apprécierez le processus.

Merci beaucoup, Marine, d’avoir pris le temps de partager votre expertise et la façon dont vous avez accompagné nos clients dans la conception et l’organisation de leurs événements.

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