Qu’est-ce qui rend un événement incroyable et source d’évolution culturelle ?

par Rose Bloomfield

Étude de cas de la conférence des Directeurs Généraux de Mövenpick Hotels & Resorts, qui s’est tenue à Regensdorf, en Suisse, en 2018.

Au matin d’un beau jour de septembre à Paris, j’étais assise avec une collègue dans une élégante salle à manger pour y rencontrer un certain Olivier Chavy, Président de Mövenpick Hotels & Resorts.

Tout juste 8 heures du matin et nous étions déjà plongés dans les affaires : la vision et les objectifs d’Olivier pour la conférence des Directeurs Généraux prévue au printemps 2018. « Nous voulons que les gens repartent de cette conférence en se disant ‘waouh, je suis vraiment fier de travailler pour cette entreprise’ », a souligné Olivier Chavy.

Nous avons posé beaucoup de questions sur sa motivation et l’état actuel de l’entreprise. En fin de compte, il était question d’inspirer un changement de culture. Nous avons rassemblé autant d’informations que possible avant de terminer la réunion par un rapide café, bu à la vitesse éclair d’Olivier Chavy.

C’est ainsi que le projet a commencé - pour nous. Mais Olivier Chavy et son équipe avaient déjà commencé à planifier la conférence dès l’été, plus de 8 mois avant l’événement. Tout le monde n’anticipe pas autant. Mais laissez-moi vous assurer que cela en vaut la peine.

Chez Ideas on Stage, nous avons eu le plaisir d’aider des clients issus de presque tous les secteurs à donner vie à des présentations et à des événements créatifs et d’envergure. Cette fois-là allait être un défi amusant compte tenu de la volonté du client d’atteindre les objectifs fondamentaux : inspirer la fierté des employés, ranimer l’esprit d’unité de l’équipe et accélérer l’innovation pour réussir dans le monde actuel. Excités, nous avons envoyé à Olivier une proposition de plan d’action. Il a accepté et nous avons mis les gaz.

Le défi

Normalement, nous devons prendre en compte tout ou partie des éléments suivants lors de la conception d’un événement : budget, lieu, calendrier, divergences possibles entre les objectifs des organisateurs et les besoins du public, la manière de surmonter les mauvaises habitudes de présentation telles que la « mort par PowerPoint », et l’harmonisation des messages clés à travers les orateurs et les ateliers.

Pour la conférence de Mövenpick Hotels & Resorts, notre principal risque était lié au message. Nous devions éviter le « statu quo » sans froisser la sensibilité des Directeurs Généraux et sans provoquer un retour en arrière. Les Directeurs Généraux ont un impact important, des ventes aux opérations clients. Nous devions donc éviter de les déstabiliser, ainsi que leur équipe et leurs invités. Nous devions donner un ton chaleureux tout en offrant une raison suffisamment claire de changer de culture. Nous devions être capable de répondre à la question : « Qu’est-ce qu’ils ont à gagner dans ce changement de culture ? ».

Les dirigeants venaient du monde entier, de cultures diverses et, dans de nombreux cas, d’un paradigme commercial relativement classique. Alors, comment pouvions-nous efficacement bousculer les anciennes hypothèses et conduire les dirigeants vers une métamorphose au travers de tous les points de communication dans leurs hôtels ?

Il y avait également des contraintes de planification et de localisation. De plus, d’autres conférences se déroulaient pendant la même période, auxquelles les managers avaient l’obligation d’assister. Alors, comment avons-nous atténué ces contraintes et mis toutes les chances de notre côté dans notre organisation ?

La solution

Première étape : mettre les principaux intervenants sur la meilleure longueur d’onde. Pour ce faire, nous avons organisé une journée de réflexion à Genève avec leur Comité Exécutif, ou plutôt, les deux comités, Olivier Chavy ayant récemment engagé une équipe bis appelée ExCom-Y et animée par des millénaires technophiles. Au cours de cette réunion synergique, Phil Waknell et moi-même avons conduit ce groupe diversifié à travers la méthodologie Ideas on Stage afin de synchroniser les objectifs, distiller les messages clés et capturer les idées créatives.

Table-ronde ExCom-Y - 1er jour

Nous avions beaucoup de questions à poser mais chaque chose en son temps : nous commençons toujours par notre ABC. Bien sûr, je ne parle pas de l’alphabet. Nous commençons par rassembler tout ce qu’il y a à savoir au sujet de l’Auditoire — les Directeurs Généraux dans ce cas — ainsi que leurs Besoins — qu’est-ce qu’ils attendent de cette conférence ? — et enfin le Contexte — où et quand exactement la conférence aura-t-elle lieu, et dans quelle conjoncture business ? Auditoire, Besoins, Contexte.

Depuis cette journée à Genève, il était clair que nous travaillions avec un groupe spécial. Pour Olivier Chavy et son équipe, la transformation dépassait la simple parole : ils la vivaient et ils étaient moteurs de ce changement. Pour assurer un impact maximal, ils ont décidé qu’il valait mieux faire appel à un partenaire (Ideas on Stage, bien entendu) pour apporter un point de vue externe et pour s’assurer de couvrir toutes les bases.

La journée s’est terminée par un succulent dîner au cœur de Genève (Mövenpick Hotels & Resorts sait créer des moments mémorables). Ce genre de générosité et d’attention portée aux détails s’est renouvelé au cours des six mois entre ce kick-off jusqu’au dernier applaudissement à la fin de leur conférence.

Entre ce jour-là et le 25 avril, de nombreuses mesures ont été prises pour assurer le succès de cet événement. Voici les six points essentiels que vous pouvez mettre en pratique dès maintenant :

1. Définissez un objectif clair et associez-le à un thème. Nous avons très tôt décidé d’aller plus loin dans l’élaboration de l’organisation, par exemple la définition d’un thème pour la conférence, qui harmoniserait notre objectif principal avec une programmation complète de trois jours constituée de présentations et d’ateliers. Nous avions besoin de quelque chose qui inspirerait un changement de culture interne visant à être plus rapide, plus connecté, plus orienté vers la performance, tout en étant amusant. Un thème pour repenser le possible et changer de vitesse avec le temps qui passe. Le thème : « SHIFT 2018 ».

2. Ajoutez un joyau d’inspiration. Nous avons réuni des candidats au rôle de conférencier externe qui élèverait notre thème et établirait des connexions perspicaces avec le monde réel. Qui représenterait la meilleure performance de sa catégorie, l’efficacité, la collaboration et le tout avec une histoire palpitante d’optimisme et d’appétit pour l’aventure ? Le conférencier : Alex Thomson, grand navigateur, dauphin du Vendée Globe.

3. Planifiez en amont et synchronisez-vous bien avec les présentateurs. Pour être sûrs que tous les ateliers et les présentations soient cohérents, uniques, mémorables et percutants, nous avons programmé en moyenne deux heures de coaching avec chaque intervenant, qui étaient une trentaine programmés sur les deux jours de l’événement. Il y avait des discours inspirés de TED, des tables rondes, une conférence de presse en direct (une des nombreuses idées brillantes du client), des ateliers interactifs et des entretiens éclairs de 10 minutes. Le succès d’un événement est déterminé avant qu’il ne commence. Compte tenu de l’ordre du jour chargé et de la volonté du client de réussir, nous avons déployé les ressources nécessaires : deux coachs pour les conférenciers, un maître de cérémonie et un directeur de création, tous présents sur place pour l’événement, y compris pour les répétitions de la veille. L’information essentielle : la préparation est toujours la clé pour réussir un événement haut la main.

4. Saupoudrez de touches spéciales. Dès l’arrivée des participants la veille de l’événement, ils ont reçu dans leur chambre des cadeaux bien pensés, notamment des produits qu’on leur demandait d’adopter dans leurs hôtels. Il y avait aussi une paire de chaussures surprise, de la marque Converse, de la bonne taille, à laquelle les habitués des chaussures vernies ne s’attendait certainement pas. On leur a dit que sans leurs baskets, ils ne pourraient pas faire un pas dans la salle de conférence. Cela a été un véritable succès et a laissé une impression mémorable chez tout le monde en tant que symbole de leur unité, accentuant le besoin de vitesse et de plaisir. Parmi les autres détails haut de gamme, citons le passage à la vitesse supérieure sur deux simulateurs F1, l’essai de deux voitures TESLA sans conducteur et, pour conclure la conférence, une chasse au trésor au cours de l’après-midi qui a conduit l’ensemble des 130 invités internationaux dans les rues de Zurich pour explorer les racines suisses de Mövenpick dans un esprit compétitif. Les résultats : ils ont ri, ils ont joué le jeu et ils ont travaillé ensemble comme une seule et même équipe mondiale.

5. Ajoutez l’inattendu. Rendez l’événement mémorable en le rendant significatif, différent et amusant. Toutes les entreprises et tous les événements ne disposent pas d’un budget suffisant pour offrir des cadeaux, proposer de la nourriture gastronomique et siroter des cafés-cocktails pendant les pauses. Cependant, cela ne devrait pas vous empêcher d’offrir de nouvelles expériences et tout un tas de petites attentions qui créent des « moments inoubliables » pour vos participants et qui s’intègrent dans votre culture d’entreprise. L’astuce : considérez ce qui compte pour votre équipe et soyez généreux.

6. Les éléments visuels sont importants. La conception des diapositives et l’espace dédié à la conférence ont été la clé du succès de cet événement. Trop de conférences investissent temps et argent dans d’autres domaines importants, mais oublient le rôle essentiel des éléments visuels qui viennent appuyer les messages clés sur scène. Mövenpick Hotels & Resorts a limité le texte à moins de 10 mots par diapositive et a demandé aux intervenants de créer des présentations aussi graphiques, claires et simples que possible. Lorsque les conférenciers avaient besoin d’un coup de pouce créatif, nous étions là pour concevoir et préparer leurs slides. La clé : les éléments visuels sont importants, des diapositives aux vêtements, sans oublier le lieu événementiel.

En parlant de l’espace dédié, Mövenpick Hotels & Resorts a brisé le moule et accentué son changement de culture au sein de leurs hôtels en proposant aux participants une installation plus moderne et accueillante. Les canapés et les fauteuils ont remplacé les sièges rigides, reflétant l’ambiance future de leurs halls de réception.

Les événements ne sont pas une science exacte. Il s’agit de s’organiser suffisamment en amont et d’être minutieux du début jusqu’à la fin. Vous avez besoin des bons matériaux et d’un plan clair pour construire un chef-d’œuvre.

Impliquez les principaux intervenants. Travaillez à partir de vos objectifs fondamentaux et ajoutez-y du sens et de l’originalité. Surtout, restez fidèle à l’organisation que vous représentez. L’authenticité est la clé.

Une dernière chose. Ce qui a rendu la conférence SHIFT 2018 de Mövenpick Hotels & Resorts vraiment incroyable, c’est que l’équipe de direction et les organisateurs se sont continuellement mis dans la peau de leur auditoire : les Directeurs Généraux. Ils ont imaginé leur point de vue et leurs besoins. Soyez aux petits soins pour votre auditoire et vous sourirez aux résultats.

L’équipe d’Olivier Chavy a pris des risques pour créer cet événement : elle était honnête, dynamique et suffisamment préparée pour se laisser aller le jour J. Il était clair qu’ils étaient fiers de travailler chez Mövenpick Hotels & Resorts et cette fierté se reflétait au sein de leur auditoire.

Donc, en organisant votre prochain événement, nous espérons que vous vous sentirez plus informé et plus inspiré sur la façon de procéder. Et si vous souhaitez que des partenaires expérimentés vous guident tout au long du voyage, vous savez où nous trouver.

L’équipe de direction passe du bon temps sur la sellette.

Les résultats

Voici un bref entretien avec Olivier Chavy deux semaines après SHIFT 2018.

Comment avez-vous ressenti l’événement du point de vue du leadership ?

L’atmosphère générale de la conférence était ce qui nous intéressait le plus et nous voulions que les gens repartent en se disant « Waouh, je suis vraiment fier de travailler pour cette entreprise ». Les réactions que nous avons reçues nous portent à croire que cela a été une mission accomplie !

Qu’ont dit vos Directeurs Généraux à propos de l’événement ?

Les commentaires les plus fréquents disent qu’il s’agissait de la meilleure conférence de Directeurs Généraux à laquelle ils aient jamais assisté, ce qui est fantastique. La plupart des participants ont fait remarquer qu’ils aimaient le format inhabituel des sessions courtes et pointues - pas trop longtemps assis dans une salle.

Qu’est-ce qui a fait de SHIFT une expérience mémorable ?

L’ambiance a rendu cette expérience mémorable, et de nombreuses « petites attentions » inoubliables ont été réunies pour atteindre cet objectif. De tous ceux qui ont porté des chaussures Converse, au journal que nous avons créé, en passant par les partenaires cools et un concours de cloches de vache… Nous avons pris des risques et nous avons fait les choses différemment, et cela a porté ses fruits.

Quand avez-vous commencé à planifier la conférence et pourquoi avez-vous embarqué Ideas on Stage dans l’aventure ?

Nous avons commencé à nous organiser au cours de l’été 2017, mais le vrai travail a commencé en octobre/novembre de la même année. Nous avons décidé d’intégrer Ideas on Stage à l’organisation car nous savions que nous ne voulions pas faire une conférence « traditionnelle » et que nous aurions besoin d’une assistance professionnelle pour gérer la mise en scène, encadrer nos intervenants et planifier les sessions.

Comment le travail avec Ideas on Stage a-t-il aidé à la réalisation de l’événement ?

C’était crucial - nous n’aurions pas eu l’impact que nous avons eu sans eux. Chacun de nos conférenciers a été coaché et guidé pour tirer le meilleur de son intervention. Tous les contenus ont été harmonisés pour assurer la transmission des messages souhaités. Ils ont proposé d’excellentes idées de transitions, de flux de sessions et de thèmes. Nous sommes vraiment ravis de les avoir embarqués.

Avez-vous été surpris par quelque aspect que ce soit de l’événement, avant, pendant ou après ?

Nous avons été surpris de pouvoir en profiter et de ne pas trop stresser, cela s’est passé sans encombre.

De gauche à droite : Rose Bloomfield, Chef de projet et Directrice de présentation. Ricardo Bonis, Designer de présentation. Phil Waknell (polo rouge), Maître de cérémonies. Olivier Chavy, PDG de Mövenpick Hotels & Resorts.